B2B portál je online objednávkový systém pro odběratele. Firemní zákazníci v něm nakupují sami: kdykoli, podle kódu zboží, za své smluvní ceny a s doklady na jednom místě. Velkoobchody, distributoři a výrobci takový velkoobchodní portál stavějí, aby obsloužili víc odběratelů bez dalších lidí na telefonu a nemuseli ručně přepisovat objednávky z e-mailů.

V článku vysvětlujeme, co musí B2B portál umět navíc oproti běžnému e-shopu, jak ho propojit s ERP a skladem, na co myslet u české a evropské DPH, jak se změní práce obchodníků a jak portál zavést po etapách.

Proč odběratelé chtějí objednávat online

Odběratelé chtějí objednávat online, protože jim to šetří čas a chyby. Nákupčí nebo mistr na stavbě jsou zvyklí z běžných e-shopů vidět cenu a dostupnost hned, objednat večer a sledovat zásilku. U dodavatele ale často narazí na nedostupný telefon nebo čekají na odpověď do druhého dne.

Online objednávání má pro odběratele jasné výhody:

• Objedná, kdy potřebuje, za své ceny a podle skutečné dostupnosti.
• Nakupuje podle známých kódů, takže nevznikají omyly ve variantách.
• Faktury, dodací listy a historii najde na jednom místě, i když má kolega dovolenou.

Velkoobchodu zase odpadne ruční přepisování, chyby a dotazy na stav skladu či zásilky. Obchodníci získají čas na rozvoj zákazníků.

Představte si vymyšlený velkoobchod se spojovacím materiálem pro stovky řemeslníků. Většina objednávek s desítkami kódů chodí e-mailem nebo telefonem. Asistentky je ručně přepisují a ověřují smluvní ceny, což přináší chyby. Právě zde B2B portál ušetří nejrychleji. Osobní kontakt ale nezmizí: velké zakázky a vyjednávání zůstávají obchodníkům, portál přebírá rutinu.

B2B portál není B2C e-shop

B2B portál se od běžného e-shopu liší tím, že každý odběratel má vlastní podmínky. Spotřebitelský e-shop ukazuje všem stejnou cenu a čeká platbu předem; B2B portál musí znát smlouvu firmy, její slevy, splatnost a limity. Srovnání ukazuje tabulka:

V praxi to znamená, že portál musí brát ceník, neuhrazené faktury i kreditní limity přímo z ERP. Více účtů pro jednu firmu zase umožní, aby skladník objednávku připravil a vedoucí ji schválil.

Liší se i katalog. Odběratel hledá podle kódu, technických parametrů nebo čísla výrobce. Zboží se prodává v baleních, kartonech či na paletách, s minimálním odběrem a množstevními slevami. Portál proto musí převádět jednotky a hlídat, co sklad skutečně vydává.

Nestačí tedy v běžném e-shopu schovat ceny za přihlášení; B2B portál je klientská zóna nad vaším ERP. Řada platforem už ale B2B moduly nabízí – výběr rozebíráme v článku Platforma pro e-shop.

Funkce B2B portálu: co musí umět a co počká

Portál nemusí umět všechno hned. Rozdělte funkce na nezbytné, užitečné a ty, které počkají na druhou etapu:

O tom, co je nezbytné, nejlépe rozhodnou vaši odběratelé: zeptejte se pěti z nich, co je nejvíc zdržuje.

Nejvíc práce ušetří rychlá objednávka podle kódu (například vložením zkopírované tabulky) a opakování předchozí objednávky jedním kliknutím. Obojí přitom spolu se sledováním zásilky musí pohodlně fungovat i na mobilu, ze kterého objednávají mistři na stavbě nebo technici v terénu.

Nepodceňujte ani doklady. Když účetní odběratele najde v portálu faktury, dodací listy a přehled neuhrazených částek, ubudou vám telefonáty i upomínky.

Napojení na ERP a sklad

ERP (podnikový či účetní systém se skladem) zůstává jediným zdrojem pravdy o cenách, limitech, zásobách a dokladech. B2B portál z něj údaje čte a vrací do něj objednávky. S vlastním ceníkem nebo skladem by se portál s ERP brzy rozešel a odběratel by v něm viděl jinou cenu než na faktuře.

Četnost synchronizace záleží na tom, jak rychle se data mění:

• Objednávky jdou do ERP ihned, aby je sklad mohl chystat.
• Dostupnost se u rychloobrátkového zboží aktualizuje v řádu minut, u pomalejšího méně často.
• Ceníky a slevy se přenášejí při změně v ERP, nejpozději jednou denně.
• Kreditní limit a neuhrazené faktury se ověřují při odeslání, aby neprošla objednávka nad limit.
• Faktury a dodací listy přebírá portál hned po vystavení v ERP.
• Stav zásilky portál přebírá automaticky od dopravce.

České systémy jako Pohoda, Money nebo ABRA mají rozhraní pro výměnu dat. Pohoda například vyměňuje objednávky, faktury a zásoby v XML přes soubory nebo HTTP rozhraní mServer (Stormware, dokumentace XML). Možnosti a rychlost rozhraní ověřte na začátku projektu, ovlivní to návrh i cenu. Více píšeme v článku Propojení e-shopu s účetnictvím.

Když vaše ERP rozhraní nemá, máte tři cesty (vyberte už v úvodní analýze, liší se cenou i riziky):

• pravidelný export a import souborů,
• mezivrstva převádějící data pro portál,
• výměna zastaralého ERP.

Spojení občas selže kvůli aktualizaci ERP, výpadku serveru nebo neznámému kódu v objednávce. Dobrý portál objednávku nezahodí, upozorní obsluhu a přenos zopakuje. Při výběru dodavatele se na to ptejte stejně důkladně jako na vzhled.

Česká a evropská specifika B2B portálu

B2B portál v Česku musí hlídat ověření odběratele i režim DPH. Text nenahrazuje daňové poradenství, nastavení proberte s daňovým poradcem.

ARES. Rozhraní ARES funguje zdarma a bez registrace. Podle IČO načte název i sídlo firmy a průběžně hlídá změny.

VIES. Dodání zboží plátcem odběrateli registrovanému k dani v jiném státě EU osvobozuje § 64 zákona č. 235/2004 Sb., znění k 1. 1. 2026 od DPH, když odběratel sdělí DIČ, zboží se tam přepraví a dodání uvedete v souhrnném hlášení. Portál DIČ ověří přes rozhraní VIES Evropské komise už při registraci a podle výsledku sám nastaví správný režim DPH. VIES ověřuje jen platnost DIČ, ne sazbu.

Přenesení daňové povinnosti. Podle § 92a a násl. přiznává daň odběratel (plátce DPH) jednající jako osoba povinná k dani. Jde např. o zlato, odpad a šrot (příloha č. 5), stavební a montážní práce či zboží z přílohy č. 6 podle nařízení vlády. Portál i ERP musí vystavit správný doklad.

Zahraničí. Vícejazyčnost řešte od začátku a ceníky v eurech berte z ERP stejně jako korunové.

Ceny a doklady. Ukazujte hlavně ceny bez DPH a daň dopočítejte podle odběratele. Faktury podle české legislativy vystavujte v ERP, ať držíte jednu číselnou řadu.

Doprava. Nabídněte vlastní rozvoz, osobní odběr či přepravce a stav zásilky přebírejte automaticky.

Co se změní pro obchodníky

Obchodníkům ubyde přepisování objednávek a zbyde víc času na péči o zákazníky – třeba zavolat odběrateli, kterému klesly nákupy, nebo nabídnout novinku.

Mohou se ale bát ztráty práce či provizí, když odběratel nakoupí sám. Vyřešte to před spuštěním, protože právě obchodníci rozhodnou, zda zákazníci začnou portál používat:

1. Zapojte je do návrhu: Vědí, na co se zákazníci ptají a co je zdržuje.
2. Vyřešte odměny: Započítávejte jim provize i z objednávek v portálu, jinak ho nebudou doporučovat.
3. Dejte jim přehled: Ať vidí objednávky svých klientů, historii i upozornění na pokles nákupů.
4. Nechte je odběratele zaučit: První objednávka s obchodníkem na telefonu funguje lépe než návod.

Po několika měsících porovnejte čas strávený přepisováním a péčí o klienty a výsledky s obchodníky proberte. Portál jim nebere práci, ale přebírá rutinu.

Hotová platforma, nebo na míru? Zavádění po etapách

Hotová platforma stačí pro jednoduché ceníky, méně odběratelů a běžné ERP. B2B portál na míru se vyplatí u složitých cen, velkého sortimentu, schvalování nebo vlastní integrace ERP. Více píšeme v článku Software na míru, nebo hotový systém.

Portál zavádějte po etapách:

1. Zadání. Určete funkce první verze, napojení na ERP a odpovědného člověka.
2. Pilot. Vyberte 5 až 10 častých odběratelů. Odhalí chyby v datech dřív než ostatní.
3. Měření. Sledujte podíl objednávek z portálu, chybovost a ušetřený čas týmu. Měsíc před spuštěním změřte výchozí stav, ať vidíte úsporu.
4. Rozšíření. Postupně přidávejte další odběratele a funkce.

Odběratele zvěte osobně přes obchodníky i e-mailem. Přidejte návod a nabídněte, že první objednávku projdete spolu. Staré kanály nerušte hned, jen připomínejte výhody portálu: přehled dokladů, dostupnost, historii a rychlejší vyřízení.

V distribuci jsme vytvořili například GPD B2B (web dodavatele pneumatik) a Tyreto (e-shop s pneumatikami). Další ukázky najdete v našich projektech.

B2B portál stavíme jako webovou aplikaci na míru od 230 tis. Kč. Pokud stačí rozšířit e-shop, začíná internetový obchod od 140 tis. Kč.

Projděte si náš konfigurátor projektu – z vašich odpovědí sestaví zadání a tři varianty řešení.

Časté otázky